Conditions générales

1. Objet

Les présentes conditions encadrent l'accès et l'utilisation de Admini Collect (collect.admini-app.ch), fourni par Admini Collect, service exploité par Merlin Wild, Avenue Louis-Ruchonnet 37, 1003 Lausanne, Suisse.

2. Le Service

Le Service permet à une fiduciaire de collecter et de structurer les documents fiscaux de ses clients via un portail sécurisé, avec analyse automatique, invitations et relances envoyées depuis la boîte du cabinet. Le Service est un outil : il n'établit pas de déclaration d'impôts et ne fournit aucun conseil fiscal ou juridique.

3. Compte

Le Service est destiné aux professionnels (fiduciaires, comptables et métiers assimilés). Vous êtes responsable de l'exactitude des informations fournies et de la confidentialité de vos identifiants.

L'administrateur du compte peut inviter des collaborateurs. Il est responsable des accès qu'il accorde et de leur retrait.

4. Vos obligations

• Disposer d'une base légale pour téléverser et traiter les documents de vos clients, et informer ces derniers conformément à la loi.
• Utiliser le Service de manière licite et ne pas y déposer de contenu illégal.
• Ne pas tenter de compromettre la sécurité ou le bon fonctionnement du Service.

5. Données et confidentialité

Le traitement des données est décrit dans notre politique de confidentialité. Pour les données de vos clients, vous restez responsable du traitement et nous agissons comme sous-traitant, dans le cadre du contrat de sous-traitance qui fait partie intégrante des présentes conditions.

6. Outil de collecte, pas d'archivage légal

Le Service est un outil de collecte et de structuration ; il ne remplace pas le système d'archivage légal ou professionnel de la fiduciaire. La fiduciaire demeure responsable de conserver les copies nécessaires à son activité et à ses obligations légales.

7. Dossiers offerts et formules

Les 3 premiers dossiers ouverts sont offerts, sans limite de durée ni engagement, et ne sont jamais facturés. Un dossier est ouvert dès qu'il est envoyé au client ou qu'un premier document y est déposé ; il compte alors parmi les dossiers offerts, même sans document. La facturation, elle, ne porte que sur les dossiers actifs (article 8). Au-delà des dossiers offerts, ouvrir un nouveau dossier requiert le choix d'une formule, dans l'application (Paramètres, Votre formule). Tous les prix ci-dessous s'entendent hors TVA.

• À l'usage : 5 CHF par dossier actif, facturés chaque mois, sans engagement.
• Forfait volume : 99 CHF par mois, jusqu'à 300 dossiers actifs par année de forfait inclus, puis 4 CHF par dossier supplémentaire. Engagement de 12 mois.
• Conditions personnalisées : des conditions convenues à l'avance avec une fiduciaire, notamment un nombre de dossiers inclus différent. Elles sont indiquées dans son espace et remplacent alors celles du forfait volume.

8. Dossier actif

Un dossier correspond à un client, seul ou en couple, pour une année fiscale. Il devient actif, et n'est compté qu'une fois, le mois où un premier document y est déposé, par le client ou par la fiduciaire. Un dossier sans document n'est pas compté, et les documents transmis par la fiduciaire à son client ne comptent pas.

Le nombre de dossiers actifs est visible à tout moment dans l'application.

9. Prix et facturation

Les prix sont exprimés en francs suisses, hors TVA. L'exploitant n'étant pas assujetti à la TVA, aucune TVA n'est facturée ; en cas d'assujettissement, elle s'ajoutera aux prix au taux légal.

Une facture est envoyée par email chaque mois. Elle comprend, selon l'offre, les dossiers devenus actifs le mois précédent, ou le montant mensuel du forfait et les dossiers supplémentaires du mois précédent. Elle est payable à 30 jours, par virement.

En cas de retard de paiement, et après un rappel resté sans effet, l'accès peut être suspendu. Les données restent conservées et exportables pendant la suspension.

Toute modification tarifaire est communiquée au moins 30 jours à l'avance et ne s'applique qu'à la période suivante ; elle ne s'applique jamais pendant une période d'engagement en cours.

10. Durée, changement d'offre et résiliation

La formule à l'usage peut être résiliée à tout moment ; les dossiers déjà devenus actifs restent dus.

Le forfait volume est conclu pour 12 mois. Il se renouvelle ensuite pour 12 mois, sauf résiliation par email au moins 30 jours avant l'échéance.

Vous pouvez passer de la formule à l'usage au forfait volume à tout moment. Le passage du forfait volume à la formule à l'usage prend effet à l'échéance de l'engagement.

11. Disponibilité et modifications

Nous nous efforçons d'assurer une bonne disponibilité du Service, sans toutefois la garantir de manière ininterrompue. Le Service peut évoluer ou faire l'objet de maintenances.

Nous pouvons modifier les présentes conditions ou le Service. Les modifications substantielles sont communiquées de manière appropriée. Nous pouvons suspendre l'accès en cas de risque sérieux pour la sécurité.

12. Responsabilité

Le Service est fourni en l'état. Dans les limites permises par la loi, notre responsabilité est limitée aux dommages directs et ne saurait excéder les montants payés pour le Service au cours des douze derniers mois.

Cette limitation ne s'applique pas en cas de dol ou de faute grave, ni lorsque la responsabilité ne peut être exclue en vertu du droit impératif. Vous restez seul responsable de l'exactitude des déclarations établies à partir des documents collectés.

13. Propriété intellectuelle

Le Service, sa marque et son contenu nous appartiennent. Vous conservez la pleine propriété de vos données et de celles de vos clients.

14. Fermeture du compte

Vous pouvez fermer votre compte à tout moment, sous réserve de la durée d'engagement de votre forfait volume. Nous pouvons suspendre ou fermer un compte en cas de manquement grave aux présentes conditions. Après résiliation, vos données sont supprimées ou restituées selon le contrat de sous-traitance, après un délai raisonnable permettant l'export.

15. Droit applicable et for

Les présentes conditions sont soumises au droit suisse. Le for est à Lausanne, sous réserve des dispositions impératives.