Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Le service Admini Collect (le « Service ») est fourni par Admini Collect, service exploité par Merlin Wild (entreprise individuelle), Avenue Louis-Ruchonnet 37, 1003 Lausanne, Suisse.

Pour toute question relative à la protection des données : hello@admini-app.ch.

2. Notre rôle : responsable et sous-traitant

Nous agissons à deux titres distincts.

Pour les données du compte de la fiduciaire (la personne qui s'inscrit et utilise le Service), nous sommes responsables du traitement.

Pour les données des clients finaux de la fiduciaire (les documents fiscaux déposés), c'est la fiduciaire qui est responsable du traitement : nous agissons comme sous-traitant, sur ses instructions. Ce traitement est encadré par notre contrat de sous-traitance.

3. Données que nous traitons

• Compte fiduciaire : nom, prénom, email, nom de l'étude, mot de passe (géré par Supabase Auth et stocké sous forme hachée), et les modèles d'emails configurés.
• Données des clients finaux : documents fiscaux téléversés, texte extrait de ces documents par l'analyse automatique, et informations qui en sont tirées (par ex. nom, adresse, numéro AVS, numéro de contribuable, dates, montants), ainsi que la situation déclarée (activité, situation familiale, patrimoine).
• Données techniques : journaux d'erreurs et identifiants techniques, et cookies strictement nécessaires (session, langue).

4. Finalités et base légale

Nous traitons ces données pour fournir le Service : créer et gérer les dossiers, collecter et structurer les documents, générer les emails d'invitation, et assurer la sécurité.

La base légale est l'exécution du contrat avec la fiduciaire et notre intérêt légitime à faire fonctionner et sécuriser le Service. Pour les clients finaux, la base légale relève de la relation entre eux et leur fiduciaire.

5. Hébergement et sous-traitants

Les documents et la base de données sont hébergés en Suisse (région de Zurich). Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

• Supabase : base de données et stockage des documents, données au repos en Suisse (région de Zurich).
• Vercel : hébergement de l'application, fonctions exécutées à Francfort (Allemagne, UE). Certaines requêtes et le contenu des documents transitent par cette infrastructure lors du téléversement et du traitement ; les documents n'y sont pas conservés de manière permanente.
• Infomaniak : analyse automatique des documents par IA, prestataire suisse, traitement en Suisse (Genève).

6. Transferts à l'étranger

Le stockage des documents et l'analyse automatique par IA ont lieu en Suisse. L'application est servie via l'infrastructure de Vercel, dont les fonctions sont exécutées à Francfort (Allemagne, UE) ; certaines requêtes et le contenu des documents y transitent lors du traitement, sans y être conservés de manière permanente.

Ce traitement est encadré par les conditions de protection des données de ce prestataire. Nous travaillons à documenter précisément le mécanisme de transfert applicable et tenons cette information à jour.

7. Sécurité

Nous mettons en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles, notamment :

• Documents stockés dans un espace privé, non accessible publiquement ; accès uniquement via des liens signés expirant après 60 secondes.
• Chiffrement en transit (HTTPS) et au repos.
• Cloisonnement entre fiduciaires : chaque accès vérifie l'appartenance au compte, et l'accès aux données ne se fait que via notre serveur, jamais directement depuis le navigateur.
• Authentification des comptes et mots de passe stockés sous forme hachée ; session protégée par un cookie signé.
• Limitation du débit (rate limiting) sur les points sensibles.

8. Conservation

Les données d'un dossier sont conservées tant que le compte de la fiduciaire est actif et que le dossier est ouvert.

La fiduciaire peut supprimer un dossier client à tout moment : ses documents sont alors effacés de notre stockage. À la fermeture du compte, les données sont supprimées ou restituées selon le contrat de sous-traitance. Les copies de sauvegarde éventuelles gérées par nos prestataires sont supprimées selon leur cycle de sauvegarde.

9. Vos droits

Selon les conditions légales applicables, vous pouvez notamment demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou leur limitation, ainsi que, le cas échéant, leur remise dans un format électronique courant.

Si vous êtes un client final d'une fiduciaire, adressez votre demande directement à votre fiduciaire, qui est responsable du traitement de vos données. Pour les données de compte, contactez-nous à hello@admini-app.ch.

Vous pouvez également vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

10. Cookies

Nous utilisons uniquement des cookies strictement nécessaires : maintien de la session de connexion et mémorisation de la langue. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.